Toepassingen

Office 365 en RoomManager

Reflex RoomManager werkt naadloos samen met Office 365. Via het vertrouwde Outlook plant u uw afspraak in en reserveert u een vergaderruimte. Via de reserveringsbevestiging kan de organisator extra aanvullende diensten, zoals specifieke faciliteiten, koffie of een lunch bij bestellen. Vanaf elke locatie, via uw mobiele telefoon, tablet, laptop of desktop.

Overzichten

Reflex RoomManager verschaft u inzicht in de bezettingsgraden van de vergaderzalen en geeft inzicht in wie welke zaal het meeste boekt. Op deze manier kunt u kosten eerlijker toewijzen naar de diverse gebruikers. RoomManager zorgt ook voor handige overzichten voor de catering, zodat men weet wanneer wat in welke ruimte beschikbaar moet zijn.

Office 365 gekoppeld aan zaalschermen

Dankzij de koppling met tussen office 365 en Reflex RoomManager kunt u zaalschermen plaatsen naast uw vergaderzalen. Wanneer vindt de volgende meeting plaats? Is deze ruimte nu vrij of bezet? Vragen die onnodig leiden tot verwarring en onderbroken bijeenkomsten die u eenvoudig oplost met een tabletformaat touchscreen bij de vergaderruimte, gekoppeld aan Reflex RoomManager. Het scherm geeft de agenda van de zaal weer en maakt het mogelijk om de ruimte direct vast te leggen als deze vrij is. De zaalschermen bieden u diverse voorde

  • De schermen zijn voorzien rode en groene LED-lampjes, deze tonen of de vergaderzaal bezet is of vrij;
  • Plug & Play: dus heel eenvoudig te installeren en te gebruiken;
  • Een veilige en betrouwbare connectie naar uw Office 365 omgeving;
  • Met de beschikbare set-up wizard is het systeem binnen twee minuten in de lucht en onderhoudsvrij.

Zaalschermen

Wilt u meer weten over de werking van de zaalschermen? Bekijk de voorbeelden


Vergaderzalen reserveren voor een organisatie die vergaderfaciliteiten deelt


Deelt u uw vergaderruimte(s) met meerdere andere bedrijven? Of werkt u in een bedrijfsverzamelgebouw? Dan heeft uw vergaderruimte naar alle waarschijnlijkheid geen gedeelde, online inzichtelijke, agenda en verloopt het vastleggen van een ruimte vaak via een secretariaat. Dat levert frustratie op. U bent niet flexibel en legt niet even snel een vergaderruimte vast voor een overleg met die belangrijke klant. En wie maakt het meest gebruik van de vergaderruimte en hoe worden deze kosten verrekend? Daar hebben we met Reflex RoomManager een oplossing voor.

Online inzage in de agenda

Reflex RoomManager biedt de mogelijkheid om via een publieke module vergaderruimtes te reserveren. Deze module is voor ieder bedrijf toegankelijk en kan worden afgeschermd door middel van een inlog. De vergaderruimte is online beschikbaar, heeft een eigen agenda en geeft een overzicht weer van in de ruimte aanwezige faciliteiten. U boekt ook direct aanvullende diensten, zoals koffie, thee of lunch. Vanaf elke locatie, via uw mobiele telefoon, tablet, laptop of desktop. En van iedere reservering ontvangt u per mail een bevestiging, zodat geen verwarring meer over uw reservering kan ontstaan. Via de mobielvriendelijke publieke module plannen uw medewerkers écht altijd en overal vergaderingen in, waardoor uw organisatie een stuk flexibeler is en sneller kan schakelen.

Bezettingsgraad

We komen nog wel eens tegen dat bedrijven vergaderfaciliteiten delen, maar de kosten gelijk worden verdeeld. Met Reflex RoomManager heeft u de bezettingsgraad met een druk op de knop inzichtelijk en verdeelt u de kosten van de vergaderruimte naar gelang het gebruik ervan. Dat is eerlijk en efficiënt.

RoomManager met zaalscherm

Wanneer vindt de volgende meeting plaats? Is deze ruimte nu vrij of bezet? Vragen die onnodig leiden tot verwarring en onderbroken bijeenkomsten die u eenvoudig oplost met een tabletformaat touchscreen bij de vergaderruimte, gekoppeld aan Reflex RoomManager. Het scherm geeft de agenda van de zaal weer en maakt het mogelijk om de ruimte direct vast te leggen als deze vrij is. De zaalschermen bieden u diverse voordelen:

  • De schermen zijn voorzien rode en groene LED-lampjes, deze tonen of de vergaderzaal bezet is of vrij;
  • Plug & Play: dus heel eenvoudig te installeren en te gebruiken;
  • Een veilige en betrouwbare connectie naar uw Office 365 omgeving;
  • Met de beschikbare set-up wizard is het systeem binnen twee minuten in de lucht en onderhoudsvrij.

Klik hier voor meer informatie over de zaalschermen.


Vergaderzalen reserveren voor een organisatie met meerdere vestigingen

Uw bedrijf heeft meerdere vestigingen, maar medewerkers van vestiging A hebben geen inzage in de beschikbaarheid van de ruimte in vestiging B en vice versa. Dat is natuurlijk onhandig en een veelvoorkomende irritatie. Gelukkig is dit met de software van Reflex RoomManager en onze publieke, via het internet toegankelijke, module in een handomdraai opgelost. Direct een ruimte reserveren op een andere locatie, omdat u daar volgende week een overleg heeft? Dat is de veelzijdigheid van Reflex RoomManager.

Publiek toegankelijke module

Reflex RoomManager biedt de mogelijkheid om (via het internet)-> hoeft van mij niet iedere keer benoemd te worden vergaderruimtes binnen verschillende vestigingen te boeken. Uw medewerkers reserveren ruimtes binnen de eigen organisatie, maar ook (mits dit gewenst is) voor andere vestigingen. Super flexibel! Iedere vergaderruimte is namelijk online beschikbaar, onafhankelijk van in welke vestiging deze zich bevindt, voorzien van een eigen agenda en een overzicht van in de ruimte aanwezige faciliteiten en de capaciteit. U boekt ook direct aanvullende diensten, zoals koffie of een lunch. Vanaf elke locatie, onderweg via uw mobiele telefoon, tablet, laptop of desktop. En van iedere reservering ontvangt u per mail een bevestiging, zodat geen verwarring meer over uw reservering kan ontstaan. Via de mobielvriendelijke publieke module plannen uw medewerkers écht altijd en overal vergaderingen in, waardoor uw organisatie een stuk flexibeler is en sneller kan schakelen.

RoomManager met zaalscherm

Wanneer vindt de volgende meeting plaats? Is deze ruimte nu vrij of bezet? Vragen die onnodig leiden tot verwarring en onderbroken bijeenkomsten die u eenvoudig oplost met een tabletformaat touchscreen bij de vergaderruimte, gekoppeld aan Reflex RoomManager. Het scherm geeft de agenda van de zaal weer en maakt het mogelijk om de ruimte direct vast te leggen als deze vrij is.

De zaalschermen bieden u diverse voordelen:

  • De schermen zijn voorzien rode en groene LED-lampjes, deze tonen of de vergaderzaal bezet is of vrij;
  • Plug & Play: dus heel eenvoudig te installeren en te gebruiken;
  • Een veilige en betrouwbare connectie naar uw Office 365 omgeving;
  • Met de beschikbare set-up wizard is het systeem binnen twee minuten in de lucht en onderhoudsvrij.

Klantcase Thebe

Thebe biedt kraamzorg, thuiszorg en zorg in 24 woonzorgcentra is West- en Midden-Brabant. Bekijk hun verhaal