Organisatie én service aan klanten verbeteren

Avant Accountants helpt jaarlijks een duizendtal particuliere klanten bij het doen van de belastingaangifte. Sinds kort maken die zelf online een afspraak via Reflex software, dat scheelt een duizendtal telefoontjes en een heleboel geregel aan de balie. Een volgende stap is wellicht om ook ondernemers online hun afspraken te laten maken voor het bespreken van de jaarrekening.

 

Topdrukte

Elk jaar zorgen de belastingaangiftes voor topdrukte bij Avant Accountants, een middelgrote financiële dienstverlener in IJsselstein met ongeveer 45 medewerkers. Ruim duizend particuliere klanten, evenzoveel brieven de deur uit en dus ook ruim duizend telefoontjes om een afspraak in te plannen. ‘We wilden dit proces stroomlijnen en de efficiency van de balie verhogen, maar met behoud van de service die onze klanten van ons gewend zijn’, zegt Navin Rewti, IT-bedrijfsadviseur bij Avant Accountants.

 

Real time beschikbaarheid

Uit een groot aantal leveranciers koos Avant voor Reflex afsprakensoftware. Navin Rewti: ‘Het systeem van Reflex geeft real time de beschikbaarheid van onze mensen weer. De klant kijkt als het ware in de Outlook-agenda van onze medewerkers. Dat gaat een stap verder dan veel andere online afsprakensoftware. Voor ons de belangrijkste reden voor deze keuze.’ In plaats van een brief krijgt de klant nu een email met een link om een afspraak in te plannen. Ook het eventueel aanpassen van de afspraak kan de klant zelf doen.

           

Verbeterpunten

Het aantal telefoontjes nam flink af, terwijl de agenda’s van de adviseurs wel vol liepen. ‘We hebben gemerkt dat onze klanten nog moesten wennen. Prima. Iedere afspraak die direct online gemaakt wordt, levert tijdwinst op. De klanten die toch liever bellen worden netjes geholpen,’ stelt Navin Rewti. ‘De implementatie ging niet helemaal zonder slag of stoot, maar in goede samenwerking met Reflex worden verbeterpunten opgepakt en afgehandeld. Al met al absoluut een positieve ervaring. Met dit systeem kunnen wij de organisatie en de service naar klanten verbeteren. We overwegen nu om de software ook in te zetten de afspraken met ondernemers voor het bespreken van de jaarrekening.’

Online afspraken met uw klanten

Dat kan! En nog gemakkelijk ook. Wilt u weten hoe? We laten u zien hoe u agenda's op een veilige manier online kunt maken. Dat bespaart u en uw klanten veel tijd bij het maken van afspraken.Plan nu een demo