Drie manieren om tijd te besparen op uw HR-afdeling met afsprakensoftware


Eindeloos afspraken inplannen met collega’s, wijzigingen verwerken en de administratie bijhouden in Excel. Dan denkt u het voor elkaar te hebben, maar dan wordt iemand ziek of komt een belangrijke afspraak tussendoor. Weer aanpassen dus… Als HR-functionaris kent u het fenomeen vast wel, want uw afdeling heeft van oudsher een staffunctie. Veel taken en verantwoordelijkheden worden bij de staf belegd, waar vaak een enorme administratielast uit voortkomt, en soms is het om gek van te worden.



Wij hebben drie tips voor u opgesteld waardoor u meer tijd over hebt om de kwaliteit van de werkzaamheden van uw HR-afdeling te verbeteren.

  1. Laat collega’s hun cursussen en trainingen zelf inplannen

    Kennis is macht en de organisatie van trainingen en opleidingen is meestal de verantwoordelijkheid van de HR-afdeling. Vaak heeft een training of trainingsruimte een beperkte capaciteit, vindt een training of cursus periodiek plaats of zijn trainingen en cursussen al dan niet verplicht om te volgen voor een medewerker. Ga dat maar eens administreren in uw organisatie. Want collega’s inplannen lukt nog wel, maar dan blijken ze niet te kunnen, ziek te zijn of een vrije dag te hebben: daar gaat veel tijd in zitten.

    Automatiseer deze administratie daarom in een afsprakensysteem, en maak uw collega’s zelf verantwoordelijk voor het inplannen van cursussen en trainingen. U geeft in het systeem de verschillende trainingen en cursussen op, voorzien van locaties en tijdstippen en stuurt een link naar de publieke module naar uw collega’s. Vervolgens plannen zij zelf een moment in dat hen het beste uitkomt en kunnen zij als ze toch niet kunnen zelf een wijziging aanbrengen. Al het mailverkeer automatiseert u op voorhand. Ook heeft u voor rapportage doeleinden zicht op opkomstpercentages en no-show. Dat bespaart bergen tijd!

  2. Automatiseer verstrekkingen aan collega’s met afsprakensoftware

    Periodiek ontvangen collega’s nieuwe mobieltjes, laptops, werkkleding of andere zaken. De verstrekking van deze items wordt vaak bij de HR-afdeling belegd. Waar men collega’s voorheen vaak verplichtte op een bepaalde dag en tijdstip aanwezig te zijn voor de verstrekking, is dat tegenwoordig voor veel mensen steeds lastiger. Uw collega’s hebben een eigen agenda en zakelijke of privé verplichtingen. Vooral in grote bedrijven vormt dit een grote uitdaging.
    Scholten Awater gebruikt de software van Reflex Appointment om juist deze processen voor haar klanten te automatiseren. Ook uw HR-afdeling kan hiervan gebruik maken. Uw collega’s kiezen zelf wanneer zij in de gelegenheid zijn hun nieuwe item op te halen of om te wisselen. En als mensen ziek zijn of andere verplichtingen hebben kunnen zij de afspraak omtrent de verstrekking zelf wijzigingen. Dit wordt dan automatisch, binnen vooraf door u bepaalde kaders, verwerkt in de planning en ook de communicatie wordt geautomatiseerd. Daarnaast heeft u automatisch inzichtelijk wie wanneer een item heeft ontvangen, wat handig is voor rapportages aan het management. Dat scheelt niet alleen veel tijd, maar vermindert ook de kosten die gepaard gaan met verstrekkingen.

  3. Digitaliseer de planning van de beoordelingscyclus

    De beoordelingscyclus waarborgen en rapportages hierover opstellen voor het management: veel HR-afdelingen hebben er een dagtaak aan. Vooral in grote organisaties met een groot aantal lagen in de lijn vormt dit een uitdaging. Daarom kiezen zij ervoor om terugkerende afspraken in een afsprakensysteem te vatten, zodat men altijd een overzicht heeft van geplande, afgeronde en verplaatste afspraken. Zo borgen zij de essentiële beoordelingscyclus en verbeteren zij tegelijkertijd de geleverde kwaliteit van de HR-afdeling.

Verschillende organisaties, zoals gemeente Alphen aan den Rijn of Scholten Awater, maken al gebruik van de afsprakensoftware van Reflex Online.